Jak zaúčtovat servis auta Opel: Praktický návod bez zbytečných složitostí

Servis auta prostě není něco, co by šlo v podnikání ignorovat. Ať už vám ve firemním Opelu mění olej za pár stovek, nebo řešíte výměnu celé převodovky, všechno musí sedět v účetnictví. Jak to udělat správně?

Hned na začátku jde hlavně o to, jaký typ servisu vlastně platíte. Kvůli tomu, jestli jde o obyčejnou údržbu, normální opravu, nebo větší zásah, se dost výrazně liší, jak to bude v účetnictví vypadat. Není to jedno – stát to řeší celkem jasně a drobnost, kterou přehlédnete, vás může stát hezkých pár tisíc na pokutě.

Musíte myslet i na to, co je napsané na faktuře. Nestačí prostě nechat si poslat účet a založit ho do šanonu. Bez pár základních údajů vám daňová kontrola doklad s klidem vyhodí. A kdo by chtěl platit servis za firemní auto ze svého?

• Kdy a jaké služby se účtují u servisu auta
• Správné náležitosti faktury a dokladů ze servisu
• Rozdělení: náklady na opravu, údržbu a technické zhodnocení
• Praktické příklady a časté chyby v zaúčtování

Kdy a jaké služby se účtují u servisu auta

U účtování servisu auta záleží hlavně na tom, o jaký zásah se jedná. Účetní předpisy rozlišují, jestli faktura pokrývá běžnou údržbu, opravu, nebo technické zhodnocení. U firemních vozidel Opel i ostatních značek je totiž rozdíl, kam takový účet v účetnictví zařadíte, a tím pádem i do jakého nákladového účtu padne. Díky správnému rozdělení ušetříte čas i peníze při případné kontrole.

Servisní služby, které se běžně účtují, patří například:

• výměna oleje a filtrů
• seřízení brzd a řízení
• opravy poškozených částí (světla, nárazníky)
• výměna rozvodů
• technické prohlídky a emise
• výměna pneumatik nebo jejich přezutí

Jednoduché rozlišení vám pomůže tato tabulka:

Nejčastější chyba je zaměnění větší opravy za technické zhodnocení. Jakmile suma za servis (například při rozsáhlé přestavbě) přesáhne 80 000 Kč za rok, je nutné účtovat jako technické zhodnocení. Jde třeba o zabudování nového LPG, výměnu motoru za silnější, nebo větší úpravy interiéru.

Majitelé firemních aut často podceňují účtování náhradních dílů. Doporučuji vždy od dodavatele žádat detailní položkovou fakturu. Lze tak snadno doložit každý zaúčtování servisu a správně rozlišit, co šlo opravdu do nákladů a co do dlouhodobého majetku.

Správné náležitosti faktury a dokladů ze servisu

Když přijde účet ze servisu, nestačí ho jen založit. Pokud chcete, aby vám servis auta prošel ve firemním účetnictví i při daňové kontrole, faktura musí obsahovat úplné a správné údaje. Český zákon je v tomhle dost konkrétní.

• Jasný název a sídlo dodavatele servisu
• IČO a DIČ dodavatele i odběratele (pokud jste plátci DPH)
• Datum vystavení faktury a datum splatnosti
• Číslo faktury
• Popis služby – nestačí "oprava vozu". Ideální je rozepsat, co přesně bylo uděláno, případně jaké díly byly použity
• Cena za jednotlivé služby i celkem
• Údaj o DPH – základ daně, výše DPH a celková částka s daní

Kromě samotné faktury byste si měli schovat i objednávku opravy nebo servisní protokol, hlavně když jde o větší opravy nebo reklamaci. V praxi je dobré mít alespoň fotku faktury i v telefonu, člověk nikdy neví, kdy ji bude hledat.

Hodně lidí zapomíná na jednoduchou věc: Zaúčtování servisu nestačí jen podle výpisu z banky. Kontrola chce vidět skutečný daňový doklad, ne jen pohyb peněz. Pokud vám autoservis pošle jen zálohovou fakturu, chtějte vždy i konečnou fakturu po dokončení práce. U pokladních dokladů (typicky při platbě na místě) si ohlídejte, aby byly označené jako daňový doklad a nechyběly žádné výše zmíněné údaje.

Myslete i na jednu pojistku: Když někdo udělá chybu na faktuře, trvejte na opravě. Chybějící DIČ nebo nejasný popis služby bývají v účetnictví nejčastější důvod, proč náklad neprojde.

Rozdělení: náklady na opravu, údržbu a technické zhodnocení

Když se člověk pustí do zaúčtování servisu svého Opelu, musí vědět, jak přesně rozdělit jednotlivé položky. Nejde o to, jak moc vás účet naštval, ale co přesně se na autě dělalo. Právě to totiž rozhoduje o tom, jestli si výdaje dáte do nákladů rovnou, nebo je budete muset rozpočítávat a odpisovat několik let.

Tak tady je jednoduchý rozcestník, podle čeho se řídit:

• Oprava – řešíte něco, co už bylo pokažené či nefungovalo, třeba výměnu brzdových destiček nebo opravu rozbitého zámku dveří. Všechny normální opravy dáváte rovnou do nákladů.
• Údržba – pravidelné věci, které se řeší, aby se auto nepokazilo. Typicky výměna oleje, filtrů, plnění klimatizace, seřízení geometrie. Jdou rovnou do nákladů.
• Technické zhodnocení – tady jde o zásahy, které auto posunou dál. Třeba přestavba na LPG, montáž tažného zařízení, nebo když měníte standardní rádio za chytrou navigaci. Pokud úprava na autě překročí 80 000 Kč za rok, musíte to vést jako technické zhodnocení a postupně odepisovat (zákon o daních z příjmů, § 33). Pokud se vejdete do 80 000 Kč, můžete to dát jako náklad.

Tabulka níže ukazuje konkrétní příklady:

Zapomeňte na domněnky, účetní kontroly jdou přes doklady a přesné popisy faktur. Pokud si nejste jistí, raději napište na fakturu přesně, co se dělalo, nebo si nechte popsat službu v servisu.

Praktické příklady a časté chyby v zaúčtování

Když přijde řeč na zaúčtování servisu, chyba je často blíž než si myslíte. Mrknem spolu na konkrétní příklady, aby ti bylo jasné, co a jak. Přidám i časté přešlapy, které státní kontrola nemá ráda.

• Faktura za běžný servis Opel
  Olej, filtry, stěrače – ať už jedeš Opel Corsa nebo Insignii, klasický malý servis patří rovnou mezi náklady na účet 511 – Opravy a udržování.
• Výměna motoru nebo převodovky
  Tady pozor. To už většinou nejde jen jako oprava – často jde už o technické zhodnocení a musíš účtovat na účet 042 – Pořízení DM a následně zvýšit vstupní cenu auta.
• Servis placený v hotovosti bez pořádného dokladu
  Tady bys měl zbystřit. Bez daňového dokladu s povinnými údaji neprojdeš přes daňovou kontrolu a nemůžeš si to dát do nákladů ani uplatnit DPH.

Máš v tom chaos? Koukni na přehlednou tabulku, kde je rozdělení účtování tří nejčastějších servisních situací:

Teď pár nejčastějších chyb, které účetní u servisu Opelu řeší pořád dokola:

• Účtování zlepšení (třeba montáž parkovací kamery) jen jako běžnou opravu, místo technického zhodnocení.
• Ponechání faktury bez kontroly údajů. Chybí datum, částka nebo IČO servisu? Máš problém.
• Zaúčtování celé částky, ale zapomenuté rozdělit DPH nebo použít špatný účet.

Pokud nejsi účetní, najdi si aspoň jednou ročně čas na kontrolu svých účtů u auta nebo si nech poradit od odborníka. Pokuta za špatné zaúčtování servisu může klidně přesáhnout deset tisíc, takže se fakt vyplatí udělat to správně hned napoprvé.